Une vie professionnelle mieux structurée au quotidien : des conseils pour travailler de manière efficace

Trop de travail, trop peu de temps – vous êtes certainement nombreux à connaître le problème. Travailler de manière plus efficace est l’une des solutions qui permet d’échapper à la surcharge permanente. Vous y parviendrez en suivant ces quelques conseils simples.

Travailler de manière efficace ne relève pas de la magie. La base consiste en quelques petits efforts que chacun peut mettre en œuvre. La première règle, la plus simple et en même temps celle que l’on néglige la plus souvent est : travaillez assis à un bureau rangé, débarrassé de tous les vieux documents et de ceux sans importance ainsi que de tout ce qui peut détourner votre attention. Le mieux est d’enlever tout ce dont vous n’avez pas besoin pour l’instant pour travailler. Si vous suivez ce conseil et le mettez scrupuleusement en œuvre, vous devriez constater qu’il ne reste quasiment plus rien sur votre bureau et c’est très bien ainsi. Car vous constaterez en même temps une sensible amélioration de votre capacité de concentration et de votre productivité avec cette simple mesure.

Se fixer des priorités

Une autre condition préalable à un travail efficace consiste à se fixer des priorités raisonnables. Il existe de nombreuses méthodes d’amélioration de l’organisation du travail. La Matrice d’Eisenhower a ainsi acquis une grande notoriété – notamment parce qu’elle a fait ses preuves. Ce modèle de priorisation est aussi simple qu’efficace : il suffit de prévoir 4 classeurs (réels ou virtuels) et de classer ensuite les tâches en distinguant ce qui est « important » de ce qui est « urgent ». Celui qui allait devenir par la suite le Président des Etats-Unis a appliqué ce principe de travail à l’époque où il était Général dans l’armée pendant la seconde guerre mondiale afin de pouvoir rapidement faire le tri des tâches à accomplir par ordre de priorité et de trouver dans le même temps les personnes auxquelles déléguer certaines tâches.

Les 4 catégories d’un travail efficace sont les suivantes :

1. Tâches importantes et urgentes
2. Tâches importantes mais peu urgentes
3. Tâches urgentes mais peu importantesg
4. Tâches peu urgentes et peu importantes

Les tâches de la 1ère catégorie ont la priorité absolue et devraient être accomplies avant les tâches de la 2ème catégorie. Vous devriez, dans la mesure du possible, déléguer les tâches de la 3ème catégorie et continuer ainsi de manière conséquente à l’avenir. Le classeur de la dernière catégorie est en fait la poubelle…

Maîtriser le temps

« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. » La célèbre loi de Parkinson – formulée par le sociologue britannique C. Northcote Parkinson dans les années 1950 – n’a rien perdu de son actualité aujourd’hui. Travailler de manière efficace signifie aussi travailler en gérant son temps, à savoir il faut, si possible, se fixer des délais certes réalistes mais courts pour venir à bout de certaines tâches. Cette petite ruse psychologique fonctionne vraiment, essayez-la !