Mehr Struktur im Arbeitsalltag: Tipps für effizientes Arbeiten
Zuviel Arbeit, zuwenig Zeit – dieses Problem kennen sicher viele. Eine Lösung, der Dauerbelastung zu entgehen, ist es, effizienter zu arbeiten. Mit diesen einfachen Tipps wird es Ihnen gelingen.
Effizientes Arbeiten ist kein Zauberwerk. Die Grundlage dafür besteht aus wenigen kleinen Schritten, die jeder umsetzen kann. Die erste, einfachste und zugleich am häufigsten missachtete Regel lautet: arbeiten Sie an einem aufgeräumten Schreibtisch, der frei ist von alten und unwichtigen Unterlagen sowie von jeglichen Ablenkungen. Am besten, Sie entfernen alles, was Sie nicht dringend für Ihre Arbeit brauchen. Wenn Sie diesen Rat befolgen und gewissenhaft umsetzen, werden Sie i.d.R. feststellen, dass kaum etwas übrig bleibt und das ist auch gut so. Denn Sie werden gleichzeitig feststellen, dass sich Ihre Konzentrationsfähigkeit und Ihre Produktivität durch diese kleine Maßnahme bereits merklich erhöht hat.
Prioritäten setzen
Eine weitere Voraussetzung für effizientes Arbeiten ist das Setzen sinnvoller Prioritäten. Methoden zur effizienteren Arbeitsorganisation gibt es viele. Zu großer Bekanntheit gelangt ist das Eisenhower Prinzip – v.a., weil es sich bewährt hat. Dieses Modell zur Prioritätensetzung ist ebenso einfach wie effektiv: mit 4 Ablagen (physischen oder virtuellen) hilft es dabei, „wichtige“ von „dringenden“ Aufgaben zu unterscheiden. Der spätere Präsident der USA hat dieses Arbeitsprinzip in seiner Zeit als General während des Zweiten Weltkriegs angewandt, um Aufgaben schnell nach Priorität zu sortieren und dabei auch herauszufinden, wer diese Aufgaben übernehmen kann.
Die 4 Kategorien für effizientes Arbeiten sind:
- Wichtig und dringend
- Wichtig, aber nicht dringend
- Dringend, aber unwichtig
- Nicht dringend und nicht wichtig
Aufgaben der Kategorie 1 haben die höchste Priorität und sollten von Ihnen vor Aufgaben der Kategorie 2 erledigt werden. Aufgaben der 3. Kategorie sollten Sie wenn möglich delegieren und dies künftig auch konsequent so handhaben. Die Ablage der letzten Kategorie ist der Papierkorb…
Die Zeit im Blick
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Das berühmte Parkinsonsche Gesetz – vom britischen Soziologen C. Northcote Parkinson in den 1950er Jahren formuliert – hat bis heute nichts an Aktualität eingebüßt. Effizient Arbeiten bedeutet auch zeiteffizient zu arbeiten, also setzen Sie sich wenn möglich zwar realistische, aber enge Zeitfenster zur Erledigung bestimmter Aufgaben. Dieser kleine psychologische Trick funktioniert wirklich, probieren Sie es aus!
Berichten Sie uns gerne über Ihre Erfahrungen, Probleme und Erfolge zum Thema effizientes Arbeiten, wir freuen uns über Kommentare.
Fotoquelle: (c) iStock.com/designer491