Gesund im Job - Sascha Brandenburg

Keine Lust mehr auf Stress? 10 Tipps für ein effektiveres Zeitmanagement

Die Arbeit wächst einem manchmal schneller über den Kopf als man Zeitmanagement buchstabieren kann – die meisten werden das Problem kennen. Jedoch kann man mit ein paar einfachen Methoden Abhilfe schaffen. Mit diesen 10 Zeitmanagement Tipps reduzieren Sie Ihren Stress und sorgen Sie für einen effizienteren Büro-Alltag.

  1. Aufgeräumter Arbeitsplatz:
    Wer beruflich im “kreativen Chaos” lebt, verbringt i.d.R. viel Zeit mit Suchen. Ein aufgeräumter, möglichst leerer Schreibtisch schafft Übersicht und die Voraussetzungen für eine konzentrierte Arbeitsatmosphäre.
  2. Klare Ziele definieren:
    Nur wer das Ziel fest im Blick hat, kann auch auf geradem Wege darauf zu gehen. Im Umkehrschluss bedeutet dies auch, all das besser identifizieren zu können, was nicht direkt der Zielerreichung dient – das kann warten.
  3. Sinnvolle Prioritäten setzen:
    Wer einfach drauflos arbeitet, macht sich unnötige Mühe. Zu einem effektiven Zeitmanagement gehört die Orientierung an der Frage ‘Was ist gerade wichtig?’. Eine besonders simple und hocheffiziente Methode zur Priorisierung von Aufgaben haben wir hier beschrieben: Mehr Struktur im Arbeitsalltag: Tipps für effizientes Arbeiten
  4. Nein sagen lernen:
    Wer stets zusätzlich zu den eigenen Aufgaben bereitwillig weitere Aufgaben übernimmt, ist sicher ein geschätzter Kollege, aber mit ebenso hoher Wahrscheinlichkeit auch ein ziemlich gestresster. Hier gilt es das richtige Maß zwischen notwendiger Teamarbeit und fokussierter Projektarbeit zu finden. In entscheidenden Phasen muss man dann auch mal das Telefon klingeln lassen, wofür gibt es schließlich Anrufbeantworter. Ist die persönliche Zeitmanagement-Bilanz im Keller, ist damit schließlich niemandem geholfen.
  5. Feste E-Mail-Zeiten:
    Wenn es für die Erledigung der eigenen Aufgaben nicht von hoher Wichtigkeit ist, sollte darauf verzichtet werden, ständig die Mails zu checken. Dies stört Konzentration und Workflow. Viel besser und effizienter ist es, für das Lesen und Beantworten von E-Mails feste Zeiten einzurichten und ansonsten Aufgaben konzentriert abzuarbeiten.
  6. Social-Media-Abstinenz:
    Wer ständig bei Facebook und Co reinschaut, um zu sehen, was sich in der virtuellen Welt so tut, verliert viel Zeit und Energie. Wenn Sie wirklich an einem effektiven Zeitmanagement interessiert sind, sollten Sie alle Social-Media-Aktivitäten, die nicht direkt mit Ihrer Arbeit zusammenhängen, in Ihre Freizeit verbannen.
  7. Konzentrationsphase identifizieren:
    Sind Sie morgens fit und produktiv? Oder laufen Sie erst nach dem Mittagessen auf geistigen Hochtouren? Identifizieren Sie Ihre persönlichen Phasen hoher Konzentrationsfähigkeit und Produktivität und nutzen Sie diese gezielt in ihrem Tagesablauf.
  8. Gedanken festhalten:
    Wir kennen das alle: wir haben einen Gedankenblitz, eine Idee zum aktuellen Projekt oder eine gute Frage für das anstehende Telefonat mit einem Kunden – und zwei Minuten später ist der Gedanke unwiederbringlich verloren. Machen Sie sich Notizen, um dies zu verhindern. Aber Vorsicht: Nutzen Sie diese Methode nicht, um ein neues Zettelchaos zu etablieren, sondern setzen Sie das Notierte möglichst zeitnah um.
  9. Entscheidungen treffen:
    Schieben Sie Entscheidungen nicht lange vor sich her, sondern treffen Sie sie – wohlüberlegt, aber möglichst schnell! Oft entsteht Zeitdruck, weil dieser Punkt vernachlässigt wird. Und in Anlehnung an Punkt 3: Gibt es Entscheidungen, die nicht zwingend von Ihnen getroffen werden müssen? Dann delegieren Sie sie! Mehr zum delegierenden Führungsstil
  10. Salami-Taktik:
    Für ihre persönliche Salami-Taktik teilen Sie große Aufgaben in sinnvolle kleinere Arbeits- und Entscheidungseinheiten. Diese motivierende, effektive Zeitmanagement-Methode strukturiert, schafft mehr Übersicht und sorgt so für schnellere Ergebnisse.

Die angeführten Tipps für ein effektiveres Zeitmanagement sind alle vergleichsweise einfach umzusetzen. Probieren Sie es und berichten Sie uns gerne von ihren Erfolgen!

Sie haben bereits eigene Methoden entwickelt, die hier nicht aufgeführt sind? Teilen Sie sie uns mit, wir freuen uns auf bereichernde Beiträge.

Fotoquelle: (c) iStock.com/maselkoo99


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Regina Farias

Dr. Regina Farias

Klinische Psychologin und Gesundheitspsychologin

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