Gesundes Führen auf Distanz – Erfolgstipps für Führungskräfte

Home-Office und veränderte Arbeitsbedingungen werden weiterhin Bestandteil unseres Arbeitsalltages bleiben. Als Personalverantwortliche(r) ist Ihr Team also nicht in der Firma. Umso wichtiger ist gesundes Führen auf Distanz. Doch, wie können Führungskräfte dies erfolgreich einsetzen? Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen richtig anleiten und erfolgreiche Maßnahmen setzen.

 
Sowohl Mitarbeitende als auch Vorgesetzte stehen seit der COVID-19-Pandemie vor Herausforderungen. Vielerorts sind die firmeninternen Arbeitsbedingungen noch nicht an die neue Normalität angepasst. Menschen müssen dauernd erreichbar sein, die Technik ist anfällig für Fehler und soziale Kontakte bleiben aus. Dem kann durch gesundes Führen auf Distanz begegnet werden.

Warum Führen auf Distanz?

Die COVID-19-Pandemie verlangt von Personalverantwortlichen, dass sie neue Wege der Mitarbeiter:innen-Führung beschreiten.

In den letzten Monaten sind viele Mitarbeitende aufgrund der Pandemie im Home-Office. Für Personalverantwortliche gilt deshalb, dass Sie Ihr Führen auf Distanz konkret planen müssen. Mit den neuen Arbeitsbedingungen gehen auch neue Probleme einher. Fehlende Trennung von beruflich und privat, mangelnder Platz und private Verpflichtungen zu Hause. Wie kann die Zusammenarbeit im Team dennoch gut funktionieren?

Geschieht das Führen auf Distanz ohne dahinterstehendem Konzept, folgen daraus negative Konsequenzen auf die gesamte Arbeitsleistung. Beispiele dafür sind etwa Teamkonflikte durch mangelnde Kommunikation, Unklarheit, wer gerade wie weit in welchem Projekt ist und das Gefühl der Entfremdung zur Arbeitsstelle. Führungskräfte müssen sowohl sich selbst als auch Ihre Belegschaft an Remote-Work gewöhnen.

Was ist bei Führen auf Distanz wichtig?

Beim Führen auf Distanz ist vieles wichtig: Struktur, Regeln, Offenheit, transparente Kommunikation und klare Planungen im Unternehmen.

Personalverantwortliche haben erkannt, dass sowohl die Arbeitszufriedenheit als auch die Produktivität ihrer Mitarbeitenden bedeutend ist. Darüber hinaus darf auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen nicht außer Acht gelassen werden. In einer gemeinsamen Studie fanden Instahelp (Psychologin Anna Fuchs, MSc.) und das Institut für Psychologie an der Karl-Franzens-Universität Graz, dass virtuelles Führen einen Einfluss auf die Gesundheit der Belegschaft hat.

Die Studienergebnisse zeigen, dass folgendes Führungsverhalten förderlich für die Stressreduktion bei Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Home-Office ist:

• Aktives Zuhören
• Offener Austausch
• Genügend Freiräume
• Faire Ressourcen- und Aufgabenverteilung

 
Diese Punkte zählen auch als Indikatoren für psychische Gesundheit am Arbeitsplatz. Verstärkt wird der Effekt durch steigende Häufigkeit des Austauschs. Dennoch zeigt die Studie, dass es im Home-Office weniger Kontakt untereinander gibt als im Büroalltag. Ein Fünftel der Mitarbeiter:innen äußerte den Wunsch nach mehr Kontakt mit der Führungsebene. Beim Arbeitsmodell Home-Office zeigt sich, dass 53 % der Mitarbeiter:innen gerne auch künftig mehrmals pro Woche remote arbeiten würden.

Tipps für virtuelles Führen für Personalverantwortliche

Gesundes virtuelles Führen beinhaltet etwa regelmäßige Feedbackgespräche, Work-Life-Balance und Besprechen künftiger Arbeitsbedingungen.

Aus den Studienergebnissen lassen sich folgende Fragestellungen für Personalverantwortliche im virtuellen Führen ableiten: Was sind die Vor- und Nachteile der einzelnen Kommunikationskanäle? Verwenden sie diese entsprechend der Aufgabe und Dringlichkeit? Welche Tasks brauchen ein Audio- oder Videotelefonat, bei welchen reichen Chat oder E-Mail?

Regelmäßige Feedbackgespräche

Wie werden der aktuelle Workload, das Arbeitssetting und das Wohlbefinden wahrgenommen? Regelmäßige Feedbackgespräche und informeller Austausch helfen. Dazu gehören auch regelmäßige Kontaktpunkte, wie etwa einmal wöchentlich. Dies führt zur Stärkung des Gemeinschaftsgefühls und ist wichtiger Bestandteil von gesundem Führen.

Work-Life-Balance und Führen auf Distanz

Nur erholtes Personal kann gute Performance im Unternehmen bringen. Achten Sie deshalb als Führungskraft darauf, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen ausreichend erholen. Hierbei ist eine klare Trennung zwischen Freizeit und Arbeit von Bedeutung. Weder Sie noch Ihre Mitarbeitenden können rund um die Uhr erreichbar sein. Vereinbaren Sie deshalb Zeiten der Erreichbarkeit.

Künftige Arbeitsbedingungen klären

Zum gesunden Führen auf Distanz gehört auch, dass Ihre Mitarbeiter:innen Planungssicherheit haben. Welche Arbeitsformen sollen im Unternehmen künftig verfolgt werden? Wie soll sich die unternehmensinterne Arbeitssituation gestalten? Klären Sie dies, seien Sie offen und transparent.

Studienergebnisse zu gesundem virtuellen Führen

Studienergebnisse zum gesunden virtuellen Führen zeigen, dass ein gesunder Führungsstil Einfluss hat auf das Wohl der Belegschaft.

Die kurze Nachricht lautet: Virtuelles Führen ist relevant für die Gesundheit. Genauer gesagt hängt ein positiver Führungsstil mit positiver psychischer Gesundheit der Mitarbeiter:innen zusammen. Besonders wichtig scheint auch der regelmäßige Kontakt zu sein.

• 30,9 % waren an jedem Arbeitstag mit ihrer Führungskraft in Kontakt
• 36,4 % 2 – 3 Mal pro Woche
• 20,6 % ein Mal pro Woche und 9,1 % ein Mal in zwei Wochen
• 3,0 % nie

Hinsichtlich Kontakt mit Ihrer Vorgesetzten oder Ihrem Vorgesetzten zeigte sich:

• 77,3 % gaben an, mit der Häufigkeit des Austausches zufrieden zu sein
• 18,5 % würden sich mehr Kontakt wünschen
• 4,2 % weniger

Aus der Studie geht zudem hervor, dass durch mehr Kontakt das Gefühl der empfundenen Nähe zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiterschaft steigt. Umso stärker diese im Home-Office ist, desto mehr Ressourcen am Arbeitsplatz werden wahrgenommen. Zusätzlich sinkt dadurch die gefühlte psychische Beanspruchung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Je aufmerksamer die Führungskraft zuhört, desto weniger beansprucht und umso erholter fühlen sich Mitarbeiter:innen.

Darüber hinaus zeigte sich, dass ein höheres destruktives Verhalten der Personalverantwortlichen mit einem stärkeren Beanspruchungsgefühl des Teams einhergeht. Daraus folgt, dass es sich weniger erholt fühlt. Wenn Chefs oder Chefinnen aufmerksam zuhören, steigern sie das Wohlbefinden Ihrer Belegschaft.

Wie funktioniert Führen auf Distanz?

Führen auf Distanz startet bei der Führungsebene, integriert das Team, strukturiert Meetings, schafft Commitment sowie Vertrauen und ermutigt Teams.

Für die Führungsebene gibt es beim virtuellen Führen einiges zu beachten. Mit den Mitarbeiter:innen im Home-Office müssen Kommunikationsgaps überbrückt werden. Weiters der positive Teamgeist aufrechterhalten werden, auch wenn jede Person von einem anderen Ort aus arbeitet. Diesen und noch mehr Aufgaben stehen Unternehmen durch die neuen Arbeitsbedingungen gegenüber. Wie also funktioniert das Leiten von Teams dennoch?

Führungsebene als Basis für Teamerfolg

Schauen Sie darauf, dass es Ihnen als personalverantwortliche Person mental und physisch gut geht. So können Sie Ihr Team gut führen. Tanken Sie Kraft im Alltag, planen Sie nicht nur unternehmensinterne Prozesse, sondern auch Ihre eigenen Pausen.

Beim Führen auf Distanz ändert sich auch, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen nicht vor sich haben. Hier ist Vertrauen in die Disziplin und das Engagement Ihres Teams wichtig. Transportieren Sie Ihre Erwartungen klar, seien Sie transparent und offen. Zeigen Sie auch, dass Sie ein offenes Ohr für Probleme haben.

Erfolgreiches Team durch aktives Gestalten

Damit gesundes Führen auf Distanz möglich ist, müssen Sie als Vorgesetze(r) das Arbeiten aktiv und klar gestalten. Dazu gehören etwa auch klare Regeln: Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen muss bewusst sein, was bis wann und wie zu tun ist.

Zu klaren Strukturen im virtuellen Arbeitsumfeld gehört:

• Was ist konkret zu tun?
• Bis wann?
• Was darf nicht passieren?
• Wie soll es umgesetzt werden?
• Von wem?
• Wann gibt es Besprechungen zur Statuskontrolle
• Wie soll das Controlling erfolgen?
• Wer dokumentiert und wo?
• In welcher Form wird der Erfolg gemessen?
• Wie soll das Ergebnis präsentiert werden?

Teammeetings beim Führen auf Distanz

Tägliche Teammeetings als Start in den Arbeitstag oder auch fixierte virtuelle Treffen, helfen dabei, sich über die Arbeit auszutauschen. Dabei können Sie besprechen, welche Person gerade wie weit im jeweiligen Projekt ist, was die nächsten Schritte sind und was die weitere Vorgehensweise ist. So wissen alle Mitarbeiter:innen Bescheid, fühlen sich im Unternehmen integriert und wissen, was sie zu tun haben. Weiters können sie über Schwierigkeiten berichten oder Fragen stellen.

Gemeinsame Entscheidungen

Um die Zugehörigkeit und Gefühl des Mitbestimmungsrechts zu stärken, sollten alle im Arbeitsteam einbezogen werden. Vor allem, wenn es um Regeln für eine gelungene Zusammenarbeit geht. Mitarbeiter:innen fühlen sich dadurch wertgeschätzt, was wiederum das Vertrauen stärkt. Führungskräfte bekommen ehrliches Feedback darüber, ob die bisherigen Arbeitsmethoden alltagstauglich sind.

Vorbereitung beim Führen auf Distanz

Gehen Sie als Vorgesetzte(r) in jedes virtuelle Meeting mit einer Agenda. Nur wenn Sie einen roten Faden haben, können Ihnen Ihre Mitarbeiter:innen auch folgen. Umso besser Sie wissen, was Sie tun und erwarten, desto besser gelingt Ihnen das Führen auf Distanz.

In einem virtuellen Meeting sollte vorab auch klar sein, worum es genau geht. Schicken Sie dazu vorweg eine Agenda an die Teilnehmenden. Achten Sie darauf, dass alle pünktlich erscheinen und sich gleichermaßen beteiligen. Setzen Sie (gemeinsam) Regeln für Meetings fest. Integrieren Sie Warm-Ups, um die Stimmung zu lockern.

Sie können auch darauf schauen, dass die Moderation immer von einem anderen Teammitglied übernommen wird. So wird jede(r) integriert und gehört. Bestimmen Sie außerdem abwechselnd, wer Protokoll führt. Sprechen Sie Teilnehmende direkt und beim Namen an. Damit Sie größtmögliche Arbeitszufriedenheit schaffen, sammeln Sie nach den virtuellen Treffen Feedback ein.

Vertrauensbasis schaffen bei virtuellem Führen

Virtuelle Teammeetings können gerne auch gewollt länger ausfallen. Neue Bedingungen schaffen neue Herausforderungen und Unsicherheiten. Vermehrter Austausch und Offenheit Ihrer Belegschaft gegenüber fördern Vertrauen. Zu erfolgreichem Führen auf Distanz zählt auch, dass ein gutes Betriebsklima und eine positive Stimmung geschaffen wird.

Starten Sie positiv in die Online-Besprechung, indem Sie thematisieren, was gerade gut läuft. Sprechen Sie Lob für Erfolge aus und bieten Sie Gespräche bei Unklarheiten an. Themen, die nur einzelne Teammitglieder betreffen, sollten auch nur von Angesicht zu Angesicht besprochen werden. So stärken Sie die Vertrauensbasis: Man kann mit Ihnen sprechen, wird aber nicht vorgeführt.

Commitment und Gemeinsamkeiten forcieren

Auch wenn persönliche Kontakte und kollegialer Austausch fehlen, ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden weiterhin ein Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen spüren. Überlegen Sie, ob Sie bei jeder Teamsitzung davor oder danach die Möglichkeit für Privatgespräche bieten. Eine weitere Idee ist, dass Sie private Online-Events planen (lassen). Wenn Ihre Belegschaft ein solches Event plant, stärkt dies das Zugehörigkeits- und Gemeinschaftsgefühl. Merken Sie, dass sich einige Personen generell nicht einbringen, sprechen Sie diese gezielt an. Finden Sie heraus, woran dies liegt.

Klare Regeln und Freiräume

Damit Ihre Mitarbeitenden Bescheid wissen, sollten Sie als Chef oder Chefin folgende Fragen durch Ihren Führungsstil beantworten:

• Von wann bis wann erwarten Sie Erreichbarkeit Ihrer Belegschaft?
• Welches Verhalten ist erwünscht?
• Was wünschen Sie nicht?
• Wer steht für Rückfragen zur Verfügung?
• Über welchen Kommunikationskanal?

Zusammenfassung zu Führen auf Distanz

Studien zufolge wird Remote-Working das Arbeitsmodell der Zukunft. Selbst, wenn wir irgendwann die Pandemie mehr oder weniger überwunden haben, wird Teilzeit-Homeoffice nach wie vor Normalität sein. Umso mehr sollten Sie sich als Führungskraft mit gesundem virtuellen Führen auseinandersetzen. Es gibt bereits zahlreiche Erkenntnisse darüber, dass dieses Arbeitsmodell durchaus einige Vorteile hat. Was wiederum zeigt, dass es Bestand haben wird.

Quellen:
Breisig, T. Führung auf Distanz und gesunde Führung bei mobiler Arbeit. Z. Arb. Wiss. 74, 188–194 (2020).

https://instahelp.me/presseaussendung/gesundes-fuehren-unterstuetzt-psychische-gesundheit-im-home-office-pressemitteilung/
Landes, M., Steiner, E., Wittmann, R., & Utz, T. (Hrsg.). (2020). Führung von Mitarbeitenden im Home Office. Berlin: Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH.

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